Update loonheffingen, IKB en reiskosten

Administratieve verplichtingen voor de loonheffingen
Werkgevers hebben rondom de loonheffingen bepaalde wettelijke administratieve verplichtingen. Als gevolg van de voortdurende coronacrisis, heeft het kabinet enkele belastingmaatregelen verlengd tot 1 april 2021, waaronder het uitstel van administratieve verplichtingen rondom de loonheffingen.

Dit betekent dat de Belastingdienst een soepel standpunt inneemt in het geval dat een werkgever of werknemer (ook) in 2021 vanwege de coronamaatregelen een wettelijke administratieve verplichting in redelijkheid niet, niet tijdig of niet volledig nakomt. Werkgevers hebben bij indiensttreding van een nieuwe werknemer tot 1 april 2021 meer tijd en ruimte om de identiteit van de werknemer vast te stellen en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie op te nemen.

IKB en onbelaste reiskostenvergoeding
In eerdere nieuwsberichten hebben wij u bericht over de ontwikkelingen over het (kunnen) inzetten van het IKB voor een (aanvullende) onbelaste reiskostenvergoeding. Op 8 december jl. heeft de Belastingdienst een aantal vragen over de uitruil van reiskosten beantwoord en gepubliceerd op het forum voor salarisadministrateurs en fiscale dienstverleners. 

In deze vraag en antwoorden, komen een aantal standpunten van de Belastingdienst terug over het kunnen inzetten van het IKB voor een onbelaste reiskostenvergoeding, waar de praktijk mee verder kan. Toch blijven er ook nu in enkele situaties vragen onbeantwoord en kan er discussie (blijven) ontstaan (of bestaan) met de Belastingdienst over de vraag wanneer er nu sprake is van een onvoorwaardelijk recht. Een onvoorwaardelijk recht wil zeggen dat er sprake is van een recht waarin geen nadere voorwaarden of eisen worden gesteld.

Als gevolg van de vormgeving van afspraken over reizen en vervoer in de cao’s, is in de praktijk vrijwel geen reisregeling gelijk. Ook bestaat er verschil in de verschillende salaris softwarepakketten en hebben werkgevers gedurende de coronacrisis verschillende werkwijzen toegepast met het (gedeeltelijk) voortzetten of stoppen van vaste reiskostenvergoedingen. Dit betekent dat feiten en omstandigheden erg verschillend zijn. Wij kunnen ons voorstellen dat u door alle bomen het bos niet meer ziet en nog met vragen en onduidelijkheden zit. Mocht dit bij u het geval zijn,  neem gerust contact met ons op. Dan spreken wij uw situatie met u door en bepalen de (fiscale) mogelijkheden en eventuele kansen voor een bezwaar- en beroepsprocedure.

Reisregelingen 2021
In de laatste maand van 2020 willen wij u herinneren aan ons eerdere nieuwsbericht waarin wij hebben aangegeven dat de goedkeuring in het Besluit noodmaatregelen coronacrisis ten aanzien van vaste (reis)kostenvergoedingen per 2021 vervalt.

Dit betekent concreet dat vanaf 1 januari 2021 de ‘reguliere’ wettelijke regels (weer) van toepassing zijn. Dit betekent kortgezegd dat u voor uw onbelaste (reis)kostenvergoedingen uit dient te gaan van het werkelijke reispatroon. Dit betekent veelal dat u de reisbewegingen van uw medewerkers in beeld moet hebben om te kunnen bepalen voor welk bedrag een gerichte vrijstelling geldt voor een (vaste) reiskostenvergoeding onder de werkkostenregeling. Ditzelfde geldt voor abonnementen voor het openbaar vervoer en andere kostenvergoedingen.

 

Wij helpen u graag met het in beeld brengen van de gevolgen voor uw praktijk en het opstellen dan wel aanpassen van uw reisregelingen zodat deze (fiscaal) optimaal aansluiten bij uw praktijk.

Een van de vragen die wij veelvuldig krijgen is of je in 2021 nog wel de 214-dagenmethode mag toepassen. Deze methode staat nog steeds in de wet. Dus een medewerker met een locatie-gebonden functie die op tenminste 128 dagen naar de werkplek reist, kan nog steeds hiervan gebruik maken.

 

Grondslag jubileum- en overlijdensuitkering: loon over een maand inclusief IKB
In een eerder nieuwsbericht hebben wij u geïnformeerd dat het Hof Den Haag heeft beslist dat de 8% vakantiegeld (onderdeel van het IKB) meetelt als loon over een maand voor de vrijstelling bij een dienstjubileum van 25 en 40 jaar en dat de staatssecretaris het cassatieberoep hiertegen heeft ingetrokken.

In de praktijk merken wij dat hiermee nog niet alle vragen voor werkgevers zijn beantwoord. Zo zijn wij regelmatig benaderd met de vraag of de vrijstelling voor het gehele IKB geldt en wat de ingangsdatum is van deze ‘nieuwe’ zienswijze.

  • Op basis van de Hofuitspraak en de toelichting van de staatssecretaris bij de intrekking van het cassatieberoep, zijn wij van mening dat de verruiming van het begrip loon over een maand bij een dienstjubileum van 25 en 40 jaar en een overlijdensuitkering geldt voor het gehele IKB en niet enkel voor het deel dat ziet op de (voormalige) vakantietoeslag.
  • In de praktijk zien wij dat veel overheidswerkgevers het voorheen ‘bovenmatige’ deel van de jubileum- en overlijdensuitkering (het deel dat ziet op het IKB), hebben aangewezen als eindheffingsbestanddeel en ten laste brengen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Aangezien de verschuldigde belasting (eindheffing) in verband met de WKR over 2020 uiterlijk wordt aangegeven en afgedragen met de aangifte over het tweede tijdvak van 2021, vinden wij het in deze situatie verdedigbaar dat bij de bepaling van het vrijgestelde loon over een maand voor geheel 2020 het (volledige) IKB kan worden meegenomen.
  • Hebt u ervoor gekozen het IKB deel bij jubileum- en overlijdensuitkeringen bruto bij uw werknemers te verlonen (conform het achteraf onjuiste standpunt van de Belastingdienst) en heeft u daartegen geen bezwaar gemaakt, dan heeft deze uitspraak helaas geen terugwerkende kracht. Vanaf de eerste loonaangifte die nog niet onherroepelijk vaststaat, kunt u dit herziene beleid toepassen. Eerdere loonaangiften, waarvoor de bezwaartermijn van 6 weken is verlopen, komen normaal gesproken niet voor correctie (ambtshalve herziening) in aanmerking. Een uitspraak van een rechtbank of hof geeft namelijk doorgaans geen aanleiding voor het ambtshalve verlenen van een vermindering of teruggaaf van belasting.

Hoe nu verder?
Werkgevers zullen bovenstaande onderwerpen en wijzigingen moeten verwerken in beleid, personeelshandboeken en de (salaris)administratie.

Vragen?
Als u vragen of opmerkingen heeft, of wij u behulpzaam kunnen zijn met de uitwerking van bovenstaande, dan kunt u contact opnemen met een van onze specialisten of uw vaste aanspreekpunt:

- LH en WNT specialist Remco.bosma@fiscaliade.nl  of 06- 412 03 592

- LH en WNT specialist Marjon.van.ginhoven@fiscaliade.nl  of 06- 820 12 150

Naam:
E-mailadres
Telefoonnummer
Bericht
Actueel